Pourquoi et comment externaliser sereinement son système d'information?

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L’externalisation des SI (systèmes d’information), pour quelles ressources et dans quelles proportions, est devenue une préoccupation centrale et un choix hautement stratégique pour les entreprises. Peu importe leur taille ou leur secteur d’activité, elles sont toutes confrontées à ces arbitrages qui vont impacter l’ensemble de leurs services et de leur activité.

Pour vous aider à y voir plus clair, voici pourquoi et comment externaliser son système d’information en toute sécurité.

01. Pourquoi externaliser son système d'information ?
02. Comment externaliser son système d'information ?

01. Pourquoi externaliser son système d'information ?

Parce que c’est plus économique

La plupart des choix d’une entreprise sont avant tout dictés par des raisons économiques. Si elle n’est jamais l’unique critère à prendre en considération, la raison économique reste la valeur étalon.

Le premier avantage de l’externalisation de son système d’information c’est de maîtriser son coût en y allouant un budget fixe annuel. Les coûts sont ainsi rationalisés et correspondent à ce qui est effectivement utilisé.

Le recours à un service d’infogérance informatique est la meilleure manière d’optimiser son “budget SI” pour éviter d’investir dans des équipements coûteux et d’avoir recours à une main-d’œuvre qualifiée et donc chère sur le marché de l’emploi.

Parce que c’est plus simple

Les évolutions technologiques ouvrent le champ des possibles. Mais elles complexifient également, et pas uniquement à la marge, la gestion du système d’information de l’entreprise. Pour résumer, plus celui-ci est développé et performant et plus il nécessite des compétences pointues.

Externaliser tout ou une partie de son SI revient à confier cette mission à des experts pour bénéficier d’une solution plus simple dans sa mise en œuvre et sa gestion quotidienne.

Parce que c’est plus souple

Derrière la notion d’externalisation du système d’information se cachent en réalité de très nombreuses possibilités. L’infogérance d’exploitation s’attache à la partie technique (gestion du parc informatique, hébergement,...) quand l’infogérance applicative consiste à externaliser la gestion des logiciels et progiciels.

Il est également possible de sous-traiter un ou plusieurs processus métier avec le BPO (Business Process Outsourcing). L'externalisation est une solution adaptable, souple et évolutive qui pourra être dimensionnée aux besoins de votre entreprise.

Parce que c’est plus sûr

Un système d’information géré et supervisé en permanence par des professionnels est logiquement un système d’information plus sûr. Vos données sont bien mieux protégées dans des serveurs surveillés et sécurisés que si elles étaient hébergées dans vos locaux au fond d’un local poussiéreux.

L’infogérance permet en outre de se protéger contractuellement contre les éventuelles défaillances d’un éditeur ou d’un fournisseur. Confier la gestion de son système d’information à des experts est une manière de le protéger, de se protéger, et d’envisager cette part importante de votre activité avec sérénité.

Parce que c’est plus performant

Dans toutes ses activités, à tous les étages, une entreprise est en quête de performance. Cette quête est d’autant plus cruciale pour votre système d’information que son degré de performance impacte directement l’ensemble des services de l’entreprise, ses clients, ses partenaires.

Externaliser tout ou une partie de son SI c’est l’assurance de bénéficier d’équipements de pointe et de compétences expertes et diverses. C’est également une manière de déléguer l’indispensable veille réglementaire et technologique à des professionnels du secteur. C’est, en somme, faire le choix d’un système d’information plus performant.

02. Comment externaliser son système d'information ?

En évaluant précisément ses besoins

On l’a vu, l’infogérance informatique est une solution souple et adaptable. Or, le meilleur moyen pour profiter de cette flexibilité est de savoir de quoi vous avez besoin et dans quelle proportion.

Pour réaliser cette évaluation précise, vous pouvez procéder au calcul de votre TCO informatique. Cette opération consiste à prendre en compte les coûts directs (achat du matériel, frais d’abonnement, de sauvegarde, de gestion, de maintenance ou encore de développement) et d’y ajouter les frais indirects (salaires, formations, énergie, locaux techniques,...).

Le résultat permet d’avoir une vision globale et des données chiffrées quant aux dépenses liées à votre système d’information.

Au-delà du bilan chiffré, cette démarche permet également d’évaluer les besoins informatiques présents et futurs de votre entreprise. Le calcul du TCO informatique peut ainsi intervenir dans le cadre d’un audit réalisé par une société spécialisée.

Cette dernière, qui associe un regard extérieur à une réelle expertise, sera en mesure d’identifier les points forts et les points faibles de votre système d’information et les moyens d’optimiser sa gestion et sa performance. Un premier pas indispensable vers l’externalisation.

En choisissant le bon prestataire

L’externalisation de votre système d’information aura un impact positif sur votre entreprise si, et seulement si, elle est bien menée. Le choix du prestataire est donc crucial. Idéalement, il a préalablement réalisé l’audit mentionné ci-dessus. Il doit ensuite être en mesure de proposer des solutions techniques performantes et une offre adaptée à vos besoins.

Plusieurs critères sont à prendre en compte. Si votre entreprise est basée à La Réunion ou dans les DOM, il est nécessaire de privilégier un hébergement local. De manière générale, veillez attentivement à la performance des solutions cloud proposées afin que celles-ci correspondent à vos attentes.

Enfin, le service client est également une donnée importante afin de ne pas vous retrouver sans interlocuteur au moment où vous en avez le plus besoin.

En donnant un rôle central au DSI

L’externalisation des systèmes d’information ne signe pas l’arrêt de mort du métier de DSI (Directeur du système d’information). Bien au contraire. Son rôle s’en trouve renforcé et central.

Il devient le pivot autour duquel s’articule l’ensemble des compétences internes et externes gravitant autour du système d’information.

D’un profil peut être moins technique qu’il y a quelques années, il est désormais plus gestionnaire mais reste le garant de la bonne marche du système d’information et de sa sécurité.

Vous savez désormais pourquoi externaliser son système d’information et comment réussir cette indispensable et naturelle évolution en toute sécurité.

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