Le Cloud améliore-t-il réellement la collaboration ?

C'est sur ce thème, et à l'initiative de CCM Benchmark Institut et de la société Lecko, que les principaux éditeurs de solutions collaboratives et les responsables en entreprises de leur mise en place se sont réunis cette semaine. Une occasion pour GreenSI d'échanger sur la vision des nouvelles frontières de la collaboration en entreprise.

Une conférence qui arrive au bon moment, car dans l'effervescence de la transformation digitale avec les clients pour adapter son business model, on en oublierait presque que la transformation interne de la collaboration en est une condition nécessaire.

Son allumage n'en reste pas moins délicat, car il est plus lié au travail sur le management et à la culture de l'entreprise qu'à la mise en place de solutions numériques pour délivrer cette digitalisation en interne et en externe.

Mais même si les généralisations de réseaux sociaux en entreprise - RSE - sont encore timides, elles se multiplient et la tendance est clairement de développer des collaborations et des usages collaboratifs dans l'entreprise.

Dans ce contexte, la vision de GreenSI sur les nouvelles frontières de la collaboration pose la question des réserves de carburant qui vont pouvoir booster la puissance de ce moteur collaboratif. Cela pose aussi indirectement la question de la convergence et de l'urbanisation des plateformes

Pour GreenSI les bonnes questions à se poser dans les 3 prochaines années tournent autour :

• de la gestion des documents et de la bureautique,
• du rôle de l'ERP et du CRM dans l'entreprise,
• de la préparation à la suppression de la frontière entre interne et externe,
• et de l'émergence de nouvelles formes de collaboration qui boostent la productivité.

01. Les réseaux sociaux sont un flux de conversations ou d'informations.

Mais que ce soit en interne, comme en externe, ces conversations commencent ou se terminent souvent par un document. Sur Twitter ou sur Facebook ce sont des photos et des liens vers des articles qui s'échangent. Ces dernières années ont d'ailleurs montré que les commentaires des articles de presse et de blogs (les stocks d'information) diminuaient, car ils se déportaient sur les réseaux sociaux comme avec des vases communicants. Les flux et les stocks d'information sont donc intimement liés dans un espace collaboratif.

Cela se traduit par le fait que les réseaux sociaux d'entreprise doivent se connecter aux bases documentaires et aux espaces de stockage. Quand ce n'est pas le cas ce sera un frein au développement de l'un ou de l'autre.

Les exemples des éditeurs nous confirment cette tendance. Que ce soit Google, Box.net, Dropbox et maintenant Microsoft avec Office365, les conteneurs de documents sont tous devenus collaboratifs.

02. Le rôle de l'ERP dans la collaboration

Des années 70 aux années 90, l'ERP a été le seul outil de collaboration numérique des entreprises qui s'en équipait. Un prospect y devenait un client géré par un autre service, puis une facture gérée également dans un autre département, puis un contact au service après-vente peut être sous-traitée… Les processus de l'entreprise modélisés dans les workflow des ERP étaient la forme unique de collaboration.

Le développement des réseaux sociaux, des échanges par mail, du partage de documents bureautiques a créé dans ces outils des processus plus informels, plus improvisés, pour gérer le flux de travail (work flow). Depuis plusieurs années la convergence et l'intégration de ces deux formes de processus, formels et informels, sont dans la liste des tâches à faire de l'entreprise.

Mais force est de constater que l'ERP collaboratif 2.0 est encore une Arlésienne et que l'ERP est loin d'être déployé pour tous les salariés.

Cela prendra donc certainement plus de temps et ouvre des opportunités aux éditeurs qui sauront offrir simplement ces fonctionnalités, peut-être en sortant les processus de l'ERP les uns après les autres. Comme on peut le voir avec le développement de solutions très spécialisées (gestion des salariés, gestion du recouvrement…) et très collaboratives en SaaS.

03. La suppression de la frontière entre interne et externe

La porosité entre vie privée et vie professionnelle, entre équipement personnel (BYOD) et équipement fourni par l'entreprise, entre clients et fournisseurs dans l'économie collaborative […] montrent une tendance forte vers la suppression des frontières claires entre l'interne et l'externe de l'entreprise. Une tendance qui va forcément impacter la collaboration en entreprise, puisque dans certains domaines elle va devenir une collaboration entre entreprises, voire en dehors de l'entreprise.

L'open innovation appelée à la rescousse quand l'entreprise peine à innover, en invitant les clients, les partenaires et même d'autres entreprises à innover ensemble, montre bien le besoin de gérer cette collaboration sans frontière. Bien sûr il y aura toujours des domaines “privés” mais la majorité seront “ouverts”. La gestion des droits et de la sécurité ne se contentera donc plus de gérer le “poste frontière” mais devra, par analogie, s'adapter comme l'Europe a dû le faire avec la mise en place des accords de Schengen.

• Êtes-vous prêts à accueillir des externes sur votre réseau social interne ?
• Etes-vous prêts à mobiliser vos salariés sur les réseaux sociaux externes ?

Les réponses à ces questions, sont essentielles dans votre transformation digitale. Dans ce contexte, on comprend pourquoi les deux prochains acteurs cherchant à se positionner sur les réseaux sociaux d'entreprise sont Facebook et LinkedIn !

04. L'émergence de nouvelles formes de collaboration

En 2012 le logo de la société Azendoo, éditeur d'une solution de collaboration était “zen”. Zen, comme Zéro Email Network, le projet de suppression des e-mails lancé par Thierry Breton chez Atos. Mais trois ans plus tard, on ne parle plus trop de supprimer les e-mails, et la productivité des outils passe au premier plan. Maintenant, il faut abattre des tâches et cocher la petite case qui dit “fait”.

C'est devenu le véritable objet la collaboration ! Finis la zénitude et le bien-être apportés par des discussions autour d'un café ?

Avec Github, le lieu où se fabrique le logiciel, comme dit le slogan, les développeurs ont amené à l'entreprise ce focus sur les choses bien faites et à plusieurs. Plus de 20 ans d'expérience dans l'open source sont passés par là, et l'entreprise ne les remerciera jamais assez pour le renouveau qu'ils amènent. Depuis, des méthodes agiles et d'amélioration ou de livraison en continu, ont aussi amené leurs nouveaux outils collaboratifs taillés pour la performance.

Une autre caractéristique de ces nouveaux outils, c'est leur recherche systématique de l'intégration et de l'ouverture. Et là on retrouve une autre tendance que GreenSI connaît bien, celle des API, des microservices et des écosystèmes.

05. Et si finalement l'outil collaboratif de demain c'est vous qui l'assembliez ?

Dans le domaine de la communication, c'est ce que propose #Slack, un outil permettant de connecter toutes ses sources d'information et d'y associer des règles, comme le fait également IFTTT dont GreenSI parle souvent. Par exemple, vous pouvez initier automatiquement une conversation quand un ticket de support change d'état ou qu'un tweet sollicite votre assistance. On est dans le domaine de la collaboration pour la productivité et la maîtrise du flux d'information, dans un monde ou ce flux croît de façon exponentielle.

C'est donc certainement ça le prochain développement: celui de l'intelligence artificielle qui va scanner pour vous l'information pertinente , incluant celle qui sera générée par les objets connectés dont le nombre explose, celle dans les réseaux sociaux internes et externes, et vous assister dans votre collaboration.

Cette analyse intelligente prendra en charge des tâches que vous lui confiez, comme le font les premiers assistants personnels qui se développent dans les startups en Californie et devraient arriver en Europe.

Les RSE ont donc ouvert la voie à la collaboration en entreprise, et vont continuer à se développer. Mais la frontière de la collaboration se déplace et même disparaît, laissant de multiples combinaisons venir occuper ce champ libre ; et déjà des communautés transverses s'organisent autour d'une plus grande efficacité. Demain les robots, logiciels ou physiques, seront aussi des parties prenantes de la collaboration en entreprise.

Pas de doute, la collaboration est bien un volet de la transformation digitale de l'entreprise et interagira naturellement avec les collaborateurs.

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Source : zdnet.fr