Gestion documentaire avec M365 : solution miracle ou usine à gaz ?

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Il existe deux opinions bien distinctes à propos de Microsoft. Un premier clan trouve qu'il ne fait pas office de gestionnaire de documents, tandis que le second clame le contraire.

En fait, il est facile de trancher entre ces deux avis. Il suffit d'ouvrir son esprit et de faire preuve de créativité pour se rendre compte que l’outil Microsoft 365 est un excellent gestionnaire de documents. 

01. Qu'est-ce qu'un gestionnaire de documents ?
02. Les prérequis d'un système de gestion de données
03. Le système de gestion Microsoft 365
04. Les principales fonctionnalités qu'offre Microsoft 365
05. Les avantages de Microsoft 365
06. Comment se lancer ?

01. Qu'est-ce qu'un gestionnaire de documents ?

Un système de gestion de documents est un groupe d'applications qui visent à faciliter le tri, le management, le partage et l'organisation des différents fichiers d'une entreprise, par exemple. Il en existe des milliers, chacun ayant des avantages et des inconvénients.

Switcher d'un gestionnaire classique à une nouvelle plateforme peut sembler difficile aux premiers abords. Cela dit, vous noterez certainement des bénéfices en matière de rendement, d’organisation et de temps après une courte période d’adaptation.

02. Les prérequis d'un système de gestion de données

Pour être efficace, un gestionnaire de documents doit pouvoir reconnaître et classifier les différents types de données. Il doit aussi définir l'application ou l'interface adéquate à chaque document, ainsi que les métadonnées nécessaires au bon fonctionnement de ce dernier.

Certains systèmes sont également dotés d'un outil de gestion de temps de vie des informations et d'un archivage automatique. Bien entendu, il est extrêmement important de protéger les données contre tout accès non autorisé.

03. Le système de gestion Microsoft 365

Le géant Microsoft offre un gestionnaire de documents sous formes de plusieurs applications. Certaines sont dites bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc), tandis que d'autres sont hébergées en ligne afin de faciliter le partage des données (OneDrive, SharePoint, etc).

Selon votre secteur d'activité, vous pouvez associer différentes applications. Par exemple, pour un bureau d'affaires, vous aurez besoin d'un gestionnaire de réservations, d'outils pour communiquer avec vos clients, de dashboard qui ressentent les informations utiles à la progression de votre firme, etc.

De plus, puisque beaucoup d'outils sont en ligne, il est facile de se connecter via différents appareils à l'aide de ses identifiants. Il est également plus pratique de partager les informations nécessaires avec le reste de l'équipe.

Enfin, Microsoft 365 ne lésine pas sur la sécurité afin de protéger un maximum vos données privées.

04. Les principales fonctionnalités qu'offre Microsoft 365

Gérer ses documents

Vous pouvez choisir quelles bases documentaires vous sont utiles. Celles dont vous n'avez pas besoin dans l'immédiat sont facilement archivables. Ainsi, vous n’aurez plus à hésiter quant à la suppression d'un document pour libérer de l'espace.

Les formats de stockage sont divers pour pouvoir accueillir un maximum de données sans avoir à les convertir.

Par ailleurs, SharePoint est aussi une solution de gestion électronique de documents. Ergonomique et facile à utiliser par les adeptes des applications Microsoft 365, elle permet de construire un véritable intranet collaboratif. Microsoft peut donc faire office de GED à moindre coût.

Gérer la durée de vie des documents

Afin de ne pas vous retrouver submergé avec des documents qui s'accumulent sans jamais en finir, vous pouvez opter pour une gestion du cycle de vie de ces derniers. Vous devrez donc décider de l’intervalle de temps durant lequel un document restera actif avant d'être déclassé, puis archivé définitivement si vous n'en avez plus besoin.

Ce système d'automatisation offre une large autonomie à Microsoft 365 qui devient une sorte de secrétaire qui règle la paperasse afin que vous n'ayez pas à le faire vous-même.

Gérer le partage de données et la collaboration

L’un des avantages les plus pratiques de Microsoft est la possibilité de partager, en temps réel ou en différé, les informations que vous jugez nécessaires.

Ainsi, vous pourrez faire une chaîne de travail où chaque élément apporte une modification à un document selon son expertise. C’est le principe du travail collaboratif qui consiste à apporter plusieurs modifications à un même document par plusieurs utilisateurs.

Lors des réunions en ligne dans le cadre du télétravail ou d’un staff meeting, la projection des données sur plusieurs écrans simultanément permet de les discuter entre collègues.

Il faut savoir que le partage de données respecte un principe élémentaire : le document en question est constamment au même endroit. Vous ne partagez donc qu'un URL et les données restent protégées.

Gérer la sécurité et la confidentialité

Il est important de savoir que vos documents professionnels, ainsi que vos données personnelles, sont en sécurité. Vous pouvez contrôler avec précision l'accès et modifier les autorisations à votre guise.

Par ailleurs, vous pourrez collaborer avec d’autres personnes, tout en protégeant les données de votre entreprise, grâce aux étiquettes de confidentialité que propose Microsoft. Celles-ci représentent une sorte de cachet que vous pouvez personnaliser en fonction de la sensibilité du contenu.

Elles sont aussi bien prises en charge par Excel, Word, Outlook ou PowerPoint. Par exemple, vous pouvez chiffrer des fichiers ou même des courriers électroniques afin de restreindre l’accès aux données qu’ils contiennent.

Les filigranes vous seront également utiles pour marquer vos contenus et empêcher la contrefaçon.

05. Les avantages de Microsoft 365

Le principal avantage de l’outil Microsoft 365 est la symbiose de ses différents éléments. En effet, en misant sur du Microsoft, vous êtes sûr d'avoir des applications intuitives et qui s'imbriquent entre elles comme les pièces d'un même puzzle. De plus, vous pouvez avoir un identifiant unique afin de ne pas perdre votre temps à entrer les informations nécessaires à l'accès.

Enfin, la sécurité qu'offre la firme permet aux utilisateurs de se connecter via divers appareils, sans pour autant laisser les données importantes s'éparpiller dans ces derniers.

06. Comment se lancer ?

Si vous cherchez un outil de gestion système classique, Microsoft 365 peut s'avérer trop avancé. En effet, il faut voir un sens plus large que la simple organisation de données.

Vous devez envisager la gestion d'équipe et des travaux de groupe car l’un des axes principaux de l'interface est le partage et la collaboration.

Il vise plutôt à aider l'organisation de documents au sein d'une ou de plusieurs entreprises, plutôt que par une seule personne. Ainsi, l'outil de gestion système de Microsoft est surtout là pour vous aider à travailler main dans la main avec vos collègues ou vos employés.

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