3 outils de collaboration de Microsoft 365 - Teams, Outlook, Yammer

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Le défi de la productivité en entreprise ne peut être relevé sans concilier les ressources humaines et les outils techniques. Tirer le meilleur de l'humain et de la machine, c'est aussi savoir choisir les applications avec lesquelles travailler.

Avec sa suite logicielle, Microsoft propose des outils pensés pour simplifier le travail collaboratif. L'offre étant particulièrement fournie, l'exercice de sélection devient vite hasardeux. Cependant, certains outils se démarquent clairement des autres et méritent le coup d'œil.

Au nombre des applications figurant dans la suite Microsoft 365 ou anciennement Office 365, quelques-unes sont largement adoptées par les entreprises pour leur efficacité. En voici une sélection.

01. Outlook, une référence en messagerie

Outlook Exchange a su au fil du temps s'imposer comme l'une des références dans l'univers des messageries professionnelles.

En donnant accès aux applications de l'écosystème Microsoft 365, il s'inscrit parfaitement dans le cadre strict de l'entreprise. Outlook vous sera utile si vous recherchez un système qui vous donne la possibilité de personnaliser vos adresses e-mail. Grâce à cette option, vous améliorez non seulement la délivrabilité de vos mails, mais soignez également votre image de marque.

En plus d'être une messagerie professionnelle complète, Outlook favorise le travail collaboratif par sa mobilité et par sa flexibilité. L'outil peut autant être déployé sur Windows que sur Mac. Il est aussi compatible avec les systèmes d'exploitation mobiles iOS et Android.

Si après avoir organisé vos tâches, vous souhaitez planifier une réunion, vous pourrez grâce à « FindTime » (un Doodle intégré version Microsoft), un module intégré au système, vous assurer de la disponibilité de vos collaborateurs. Le suivi et la planification des réunions de travail sont simplifiés par la présence du calendrier, qui vous permet d'avoir un aperçu en temps réel des évènements passés, en cours et à venir.

Le partage de documents et de fichiers est aussi à portée de main avec OneNote ou OneDrive. Pour des données protégées, Outlook comporte une fonctionnalité de sécurité qui chiffre vos informations et prévient les tentatives de phishing. Microsoft communique beaucoup sur la confidentialité et la sécurité de la messagerie, qui est considérée comme l'une des plus sûres sur le marché.

02. Microsoft Teams, un hub pour le travail en équipe

Microsoft Teams apporte une réponse proportionnée aux entreprises qui souhaitent mettre l'accent sur l'interconnexion des salariés dans la gestion de leurs projets. Avec Teams, le travail d'équipe prend tout son sens. Restez organisés et connectés grâce au chat qui vous permet non seulement de discuter, de partager des fichiers, mais aussi de passer des appels vocaux ou vidéo. Avec Teams, Microsoft a l'ambition de vous proposer un outil tout-en-un, qui vous permet de rester concentrés sur une seule interface.

Dans le cas de la préparation d'une réunion, Teams se révèle être un véritable atout, puisqu'il intègre Meetings, un module qui prend en charge l'ensemble des actions relatives à ce type d'événement. Sans quitter Teams, vous pouvez consulter ou prendre des notes sur OneNote, télécharger et partager une pièce jointe reçue par mail. Pour ne rien perdre de vos échanges, il vous suffit de lancer un enregistrement de réunion que vous pourrez consulter en temps voulu.

Améliorez la communication de votre équipe en tirant profit des outils de l'environnement Microsoft 365 mis à votre disposition dans Teams, notamment Power BI (outil interactif de visualisation des données), Microsoft Planner (outil de gestion des tâches et du travail d'équipe), PowerPoint, Word ou Excel. Grâce à l'intégration de ces outils, le travail de collaboration sur un document est réduit à sa plus simple expression. Sur la base de ses différentes fonctionnalités, Teams se présente comme un espace de travail centralisé à part entière.

En cela, son utilisation vous permet d'instaurer une communication dynamique moins axée sur les e-mails qui, bien qu'efficaces, ne sont pas vraiment adaptés à un travail collaboratif. À la place, vous disposez d'une messagerie instantanée ou des discussions de groupes qui favorisent des échanges plus spontanés et directs. En plus, Microsoft propose une application mobile Teams qui vous permet de rester connectés à votre équipe en permanence où que vous soyez.

03. Yammer, votre réseau social professionnel

Yammer est ce qu'on appelle communément un réseau social d'entreprise (RSE). Il permet d'améliorer la dynamique de groupe en permettant à tous les utilisateurs d'accéder à des contenus pertinents en rapport avec leurs centres d'intérêt. Yammer vous donne la possibilité de créer des communautés avec des objectifs bien définis. Imaginez que vous menez plusieurs projets de front et que vous avez besoin d'apporter des réponses précises aux membres de vos différentes équipes sans les inonder d'e-mails.

Avec cette application, vous pouvez créer des groupes dédiés à des thématiques données et dans lesquels les collaborateurs peuvent poser des questions et obtenir des réponses appropriées. Les informations sont distillées sous forme de mises à jour, ce qui permet de ne rien perdre. Au travers des groupes, vous pouvez mettre en avant les réalisations de l'entreprise afin de générer de l'émulation entre les équipes.

En tant que réseau social d'entreprise, Yammer sert à fédérer les employés dans un environnement formel, mais suffisamment ludique pour rester divertissant. À partir de cet outil, vous pouvez interagir avec SharePoint, Outlook, Teams ou d'autres applications Microsoft 365.

Les applications citées permettent de tirer profit de la puissance de l'environnement de Microsoft 365 sans pour autant s'enfermer dans son écosystème. La complémentarité de ces outils est un réel avantage et leur permet de s'adapter à des besoins divers.

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