Économie de temps et d'agent avec un support IT local, comment ?

Temps de lecture estimé : 14 minutes

Dans un contexte de dématérialisation croissante de la société, la question des coûts de support se pose avec une acuité particulière aux DSI et aux dirigeants de PME.

Les dernières crises financières et sanitaires impactant d’autant plus les différents process des entreprises : investissements en infrastructures matérielles, en personnel et en contrats de maintenance informatique, générés par le développement du télétravail notamment.

Les PME n’ayant pas de gros départements IT sont plus que jamais dépendantes de prestataires extérieurs. Pourquoi faire appel à un support IT Local ? En quoi cela vous permet de faire des économies de temps et d’agent. On vous en dit plus.

01. La montée en puissance de l’informatique dans l’entreprise
02. Les différents modes de gestion IT
03. L’infogérance : un atout pour l’entreprise

Un certain nombre d’entreprises a choisi d’internaliser la gestion de leur parc informatique, en les confiant, pour partie, à des salariés recrutés à cet effet et pour le reste, au fabricant par la voie de contrats de maintenance. Il apparaît, toutefois, que ce modèle économique n’est pas nécessairement profitable aux entreprises.

Certaines l’ont bien compris en choisissant de confier la gestion de leur IT à un prestataire local. Ce phénomène d’externalisation n’est d’ailleurs pas nouveau. En 2006, l’INSEE relevait déjà que 21 % des entreprises françaises consultées avaient choisi de confier à des prestataires extérieurs locaux les fonctions requérantes des personnels spécialisés dans les TIC.

En 2018, 62% des entreprises interrogées affirmaient concéder les tâches de maintenance des infrastructures informatiques à un prestataire extérieur, soit 3 fois plus en une décennie. De nombreux arguments plaident, en effet, en faveur de l’externalisation du support informatique.

01. La montée en puissance de l’informatique dans l’entreprise

L’informatique est un support essentiel de l’activité des PME. Quelle que soit la profession, il est aujourd’hui difficile, voire impossible, d’évoluer économiquement et socialement sans utilisation des TIC.

Le site internet n’est-il pas la vitrine de l’entreprise, sans laquelle sa visibilité serait restreinte ? La messagerie électronique n’est-elle pas, de la même façon, un outil de communication fondamental ?

Que l’on songe, encore, au développement des plateformes collaboratives, à la comptabilité ou à l’archivage en mode SaaS (Software as a Service), à l’utilisation de chatbots dans le cadre de la relation client ou au secrétariat, force est de reconnaître la montée en puissance de l’informatique d’entreprise.

Ainsi, la part prise par le budget IT n’a cessé d’entamer le chiffre d’affaires. Cette augmentation du budget IT est due notamment au modèle de gestion retenue. Support informatique internalisé, hybride, ou externalisation au plan local, telle est la question.

02. Les différents modes de gestion IT

De façon schématique, on peut retenir trois types de gestion IT.

Gestion internalisée

Il convient de rappeler que l’informatique est une matière technique, qui nécessite une expertise et des compétences particulières. Certaines PME choisissent de piloter la gestion informatique en interne, croyant, à tort, que celle-ci est moins onéreuse et plus sécurisée. Aussi, dans ce modèle, il n’est pas rare que des projets informatiques soient sans fin ou bien qu’ils soient avortés en raison de mauvais choix techniques ou du manque de qualification des collaborateurs.

Gestion externalisée

De l’archivage numérique des documents, en passant par l’installation et la mise à jour des logiciels, jusqu’aux problèmes matériels, le support nécessite des compétences IT transversales dont il faut maîtriser tous les aspects.

C’est la raison d’être de ce que l’on nomme l’infogérance ou l’externalisation du support. Il s’agit, dans cette optique, de confier à un prestataire la gestion de l’informatique locale, lequel veillera à son bon fonctionnement.

Gestion hybride

Entre les deux modèles précédents, on trouve également une organisation intermédiaire, visant à confier une partie de la gestion informatique à des collaborateurs internes et une autre partie à l’infogérance.

03. L’infogérance : un atout pour l’entreprise

Un intérêt économique

Nombre d'arguments plaident aujourd’hui au profit de la gestion externalisée du support. Le premier tient notamment aux mauvais choix opérés en interne. Ainsi, selon une étude, l’absence de négociation des contrats de maintenance et le renouvellement prématuré de l'infrastructure conduiraient 80% des entreprises à procéder à des dépenses inutiles.

En effet, le recours à des OEM pour l’achat d’équipements, de services de maintenance ou de logiciels, n’est pas toujours favorable aux PME. Ces fabricants ont en effet tout intérêt à proposer des cycles de vie des matériels et logiciels très courts, augmentant par là même la facture à la charge de l’entreprise.

Or, bien souvent les appareils ont une durée de vie bien supérieure, ainsi qu’une valeur marchande dont profiteront exclusivement les OEM au détriment des PME. L’infogérance cherchera, au contraire, à optimiser l’investissement de l’entreprise et à diminuer les coûts au plus près des besoins de l’entreprise.

Outre la question des contrats de maintenance, quelque peu abusifs au regard des promesses de rendement non tenues, le recours à un support local est une façon de diminuer la charge salariale qui grève l’entreprise.

Le recrutement, comprenant tant la recherche d'un collaborateur compétent que les formations subséquentes, implique un temps long, lequel est peu compatible avec la célérité que requiert un support IT.

Par ailleurs, les économies réalisées grâce à l'externalisation du support IT pourront ainsi être affectées à d’autres postes de dépenses, en lien direct avec le cœur du métier.

Un intérêt technique

Le deuxième argument en faveur de la gestion externalisée a trait à l’expertise des prestataires IT, de surcroît en situation de crise. L’informatique est un secteur vivant, sans cesse bouleversé par les innovations.

La question de l’obsolescence des matériels et des logiciels n’est d’ailleurs pas nouvelle. Les difficultés entre les équipes de développement et les équipes opérationnelles, ayant donné lieu à la méthode Agile par exemple, témoignent de la capacité des experts de ce domaine à s’adapter continuellement et à répondre aux défis du quotidien, en adoptant des procédures précises.

En période de crise, l’existence de méthodologies adéquates est d’autant plus importante, puisqu’il faut le plus souvent agir dans l’urgence, face à des situations rarement éprouvées en interne.

Que l’on pense à l’organisation urgente du travail à distance pour la majorité des salariés de l’entreprise en période de restriction sanitaire, à la survenance d’une attaque cybercriminelle ou d’un sinistre d’origine naturelle, s’arroger les services de véritables spécialistes constitue le gage d’une sortie de crise plus rapide.

Enfin, il faut insister sur l’opportunité que constitue le choix d’un support local. La proximité physique avec l’entreprise offre une plus grande disponibilité, ainsi qu’une plus grande efficacité, en cas de besoin, là où d’autres prestataires seront empêchés par la distance, le fuseau horaire ou encore la langue.

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur l'externalisation des données de votre entreprise, nous vous invitons à consulter notre page dédiée ou à télécharger gratuitement notre guide pour saisir l’ensemble des enjeux liés à l'externalisation du système d’information : Cloud public, cloud privé, quelle solution d'hébergement pour votre entreprise ?