Pourquoi migrer sa messagerie et son calendrier vers M365 ?

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Les services que Microsoft propose aux entreprises ne cessent d'évoluer, intégrant notamment de nouvelles technologies basées sur le Cloud.

Les nouveaux logiciels proposés par Microsoft, y compris notamment dans la suite 365, constituent une véritable solution tout-en-un qui pourra aider votre entreprise à nettement améliorer son système de communication, offrant aussi des solutions de mobilité permettant aux employés de rester opérationnels où qu'ils soient dans le monde.

Vous pouvez ainsi commencer à déployer un véritable Digital Workspace, un espace où sont rassemblés tous les services collaboratifs, permettant aux entreprises de gagner en productivité, de manière cohérente et nativement intégrée.

Afin de profiter au mieux de ces nouveaux services et de continuer de bénéficier de la maintenance régulière de votre plateforme logicielle, une migration de votre ancien système vers la suite 365 sera nécessaire.

On vous explique ici tout ce que vous apportera ce projet de migration et comment le mener à bien.

01. Pourquoi effectuer une migration ?
02. À quoi faut-il penser avant la migration ?
03. La conception de votre solution de migration
04. Comment réaliser la migration vers Microsoft 365 ?
05. Quelles sont les tâches à effectuer après la migration ?

01. Pourquoi effectuer une migration ?

Plus qu'une simple option, le projet de migration devient une véritable nécessité pour de nombreuses entreprises. En effet, en janvier 2020, le support étendu que Microsoft proposait pour Windows Server 2008 a pris fin, et en octobre de la même année, il en a été de même pour Exchange Server 2010. Il en sera bientôt de même pour l'édition 2013 d'Exchange, qui arrive en fin de vie. Étant donné que la migration est un procédé qui demande une bonne planification et un certain temps, il est plus que recommandé de s'y préparer dès maintenant.

Cependant, il ne s'agit pas juste d'une opération nécessaire pour les utilisateurs des anciens services de Microsoft : c'est aussi un moyen de profiter des nombreux avantages apportés par la nouvelle solution tout-en-un 365 de Microsoft.

En effet, plus qu'un logiciel pour envoyer des mails et des messages instantanés entre employés avec Outlook via Exchange, la plateforme Microsoft 365 est un système logiciel complet qui vise à fournir tous les services dont votre entreprise a besoin l'accès à ses données et sa communication interne et qui répond à ses besoins de flexibilité, d'accessibilité, et de mobilité.

Elle constitue une offre évolutive qui s'adapte aux besoins de votre entreprise avec notamment la suite Office, Microsoft Teams, le service de stockage Cloud OneDrive Entreprise, ainsi que l'espace de travail partagé SharePoint.

02. À quoi faut-il penser avant la migration ?

L'opération de migration vers 365 nécessite une certaine planification afin d'être menée à bien. D'abord, vous devez savoir qu'elle diffère selon le service que vous utilisez déjà. Par exemple, une migration depuis un serveur Microsoft Exchange local est dans la grande majorité des cas plus simple que depuis un service tiers comme Zimbra, Ikoula webmail ou Exchange OVH.

Dans le cas d'un serveur Exchange local, vous pouvez vous servir du conseiller de migration proposé par Microsoft, qui sélectionne pour vous la meilleure méthode de migration selon votre système existant. Depuis un serveur utilisant Exchange 2003 ou 2007 avec moins de 2000 boîtes aux lettres, une des méthodes préconisée par Microsoft est la migration à Cutover, nécessitant quelques jours.

Depuis un service tiers, l'opération demande une planification un peu plus complexe. Elle nécessitera d'abord de déterminer les besoins de votre entreprise, notamment en termes de reprise après sinistre et de conformité, ainsi que les contraintes légales pouvant être associées au projet. Il vous faudra aussi déterminer l'espace de stockage dont vous aurez besoin, les données à transférer ainsi que leur quantité.

De même, il faudra déterminer les périodes de migration avec les éventuels temps d'arrêt, mais penser aussi à un système d'archivage, si vous en avez besoin.

03. La conception de votre solution de migration

Il s'agira ici de déterminer le plan d'action du projet de migration que vous souhaitez réaliser. Il faudra ainsi définir l'infrastructure de votre nouveau système sur Exchange Online, en déterminant notamment les équipements et logiciels nécessaire selon les ressources à votre disposition et vos besoins. Il sera aussi nécessaire de définir une méthodologie de migration avec les méthodes de dépannage en cas de problèmes, ainsi que la répartition des tâches dans le temps entre vos ressources pour mettre en exécution ce plan.

Une fois le projet planifié, il sera nécessaire d'en informer tous les employés concernés à travers un plan de communication solide. Les informations à transmettre comprennent notamment les opérations que chaque utilisateur doit effectuer en pré-migration et post-migration, des mises à jour régulières sur le statut du projet, ainsi que les problèmes qu'ils pourraient rencontrer.

De même, ce sera une occasion de mettre à jour votre charte de messagerie, notamment en termes de politiques de conservation des données et d'usage personnel. Cette mise à jour nécessitera la collaboration du département des ressources humaines, de l'exploitation informatique, et du département juridique.

04. Comment réaliser la migration vers Microsoft 365 ?

Les projets de migration diffèrent grandement dans leurs détails d'une entreprise à une autre, étant donné qu'ils dépendent du service précédemment utilisé, des besoins de l'entreprise, de ses contraintes, de sa taille et de ses ressources. Nous pouvons cependant déterminer certaines étapes indispensables à un projet réussi :

• Archivage des données sur l'ancien système : cette étape permet de réduire le volume de données à déplacer, et ainsi d'accélérer le processus tout en réduisant les risques de corruption.
• Provisionnement des utilisateurs : il s'agira ici de créer les nouveaux comptes utilisateurs et de s'assurer que chaque employé puisse accéder à son compte correctement dans la nouvelle plateforme. Cela comprend aussi la migration des listes de distribution et certains droits de proxy.
• Déploiement du client : cela comprend toute la partie installation du matériel et des logiciels nécessaires. Cette opération nécessite une bonne formation de l'équipe informatique à l'utilisation de ces nouveaux outils. Microsoft propose également des services de déploiement logiciels automatique tels
  que Intune ou encore la gestion des end-points inclus dans les licences M365.
• Transfert des données : c'est à cette étape que les données archivées sont injectées dans le nouveau système de sorte que chaque utilisateur puisse y accéder avec la nouvelle plateforme.

• Activation et passage vers Exchange : étant donné que les étapes précédentes demandent un certain temps durant lequel vous continuerez d'utiliser votre ancien système, vous devrez transférer les données reçues et traitées durant cette période vers Exchange avant de rediriger les différents processus internes et d'acheminer les mails vers la nouvelle plateforme afin de finaliser l'opération.

05. Quelles sont les tâches à effectuer après la migration ?

Certaines tâches post-migration dépendront grandement de votre entreprise, mais il s'agira dans l'ensemble d'effectuer un nettoyage de votre ancien système pour y éliminer les données migrées, puis mettre hors service leurs serveurs.

Cela comprend aussi le temps d'adaptation nécessaire à vos employés pour s'habituer à la nouvelle plateforme, que vous pouvez accélérer à travers des formations destinées non seulement aux utilisateurs, mais aussi aux membres du support technique qui devront apprendre à résoudre efficacement les problèmes que les employés pourraient rencontrer.

Apprenez-en davantage, en consultant dès maintenant notre page dédiée sur la migration vers Microsoft 365.